När ditt företag söker efter det perfekta kontoret, utgör direktuthyrning från fastighetsägare ett alternativ. Denna metod kräver omfattande planering och noggranna förhandlingar, men erbjuder möjligheten till ett avtal skräddarsytt för företagets unika behov. I den här artikeln belyser vi nyckelaspekterna i processen, inklusive bashyra, fastighetsskatt, driftskostnader, kostnader för inredningar, avtalslängd och moms som tillkommer på hyresfaktura.
Det vanligaste sättet att hyra kontor är “direktförhyrning” från fastighetsägare. Detta förfarande brukar kräva omfattande planering och noggranna förhandlingar, och erbjuder samtidigt möjligheten till ett avtal skräddarsytt för företagets unika behov över en relativt lång period. I den här artikeln lyfter vi fram de viktigaste aspekterna i processen, inklusive bashyra, fastighetsskatt, driftskostnader, kostnader för inredning, avtalslängd och tillkommande moms.
Bashyra
Bashyra representerar grunden för hyreskostnaden för kontorsytan. Den är oftast indexerad, innebärande att den regelbundet justeras i enlighet med inflationen eller andra ekonomiska indikatorer. Denna hyra kan skilja sig år avsevärt mellan olika fastighetsägare, framförallt beroende på byggnadernas egenskaper och deras geografiska lägen.
En viktig faktor att beakta är möjligheten till hyresgästanpassningar. Sådana anpassningar än möjliga men tenderar att påverka bashyran och beroende på anpassningarnas omfattning och val av material. Omfattande anpassningar för att skräddarsy kontorsytan efter hyresgästens önskemål kan leda till en högre bashyra samt önskemål om längre avtalslängd från fastighetsägaren.
Fastighetsskatt
En annan viktig aspekt är fastighetsskatten. Denna skatt betalas av fastighetsägaren men överförs ofta till hyresgästen genom hyresavtalet. Fastighetsskatten baseras på fastighetens taxeringsvärde och kan variera, t ex beroende på fastighetens storlek och placering, vilket är viktigt att överväga för att förstå dess påverkan på den totala hyreskostnaden.
Driftkostnader
Driftkostnader täcker löpande kostnader såsom värme, kyla, sophantering och ibland även tillägg för receptionstjänster. Dessa kostnader är vanligtvis variabla och kan öka eller minska beroende på faktisk användning och underhållskrav. I ett direkt hyresavtal är det vanligt att hyresgästen betalar för dessa tjänster antingen som en del av hyran eller separat.
Kostnader för Inredningar
Vid direktuthyrning är kontoren oftast omöblerade, vilket innebär att det är upp till hyresgästen att ansvara för inredningen. Fastighetsägaren kan erbjuda nyckelfärdiga lösningar som innebär att kontoret är färdiginrett vid inflyttningen, men detta återspeglas vanligtvis i en högre hyreskostnad. Inredningskostnaderna varierar stort beroende på företagets krav på estetik och funktionalitet.
Kostnader för el
När man hyr kontor från etablerade fastighetsägare ansvarar man vanligtvis själv för att upprätta ett avtal med en elleverantör. I detta fall står man som hyresgäst för all elanvändning och betalar direkt till elleverantören baserat på faktisk förbrukning.
Ett annat förekommande tillvägagångssätt är att fastighetsägaren installerar en mätare (submätare), för att mäta den specifika kontorslokalens elanvädning. Som hyresgäst betalarr man sedan för den faktiska användningen, antingen till fastighetsägaren eller direkt till elleverantören, beroende på avtalet.
Avtalslängd
Standardlängden på hyresavtal är vanligtvis mellan 3 och 5 år. Med införandet av nyckelfärdiga kontor har dock vissa fastighetsägare börjat erbjuda mer flexibla avtal. Liksom med t ex mobilabonnemang eller billeasing blir dock hyreskostnaden per månad högre ju kortare avtalslängden är.
Moms (mervärdesskatt)
Bakgrunden till att moms tillkommer på hyresfakturan är att fastighetsägare med momsregistrerade fastigheter måste säkerställa att lokalen hyrs ut till verksamheter som är momsregistrerade. Detta krav finns för att fastighetsägaren ska kunna dra av full moms för sina kostnader.
Om lokalen inte hyrs ut till en verksamhet som är momspliktig, förlorar fastighetsägaren rätten att dra av moms på sina utgifter, vilket i sin tur gör investeringar mer kostsamma. Det finns ett undantag som tillåter fastighetsägare att hyra ut lokaler till icke-momspliktiga verksamheter inom en fastighet som är momsregistrerad - i dessa fall lägger fastighetsägarna ofta till en kostnadspost på hyran, benämnd “momskompensation”. Denna avgift är avsedd att täcka de extra kostnaderna som uppstår och kan tillämpas både retroaktivt och för framtida perioder.
Säkerhet
En annan viktig aspekt att beakta inför att man tecknar hyresavtal är säkerhetsåtgärderna i form av garantier eller depositioner.
Garantin är en försäkran för fastighetsägaren om att hyresgästen kommer att uppfylla sina åtaganden enligt hyresavtalet. Det finns huvudsakligen två typer av garantier: bankgaranti och moderbolagsgaranti. Bankgaranti innebär att en bank garanterar att hyresgästen uppfyller sina ekonomiska åtaganden. Det är en trygghet för fastighetsägaren utan att hyresgästen behöver binda upp en stor del av kapitalet. Moderbolagsgaranti används när hyresgästens moderbolag står som garant för åtagandena. Detta är vanligt inom koncernstrukturer där moderbolaget har en starkare finansiell ställning än dotterbolaget som hyr lokalen.
En deposition är en summa pengar som hyresgästen betalar till fastighetsägaren vid avtalets start. Denna summa fungerar som en säkerhet för eventuella framtida skulder eller kostnader för skador som kan uppstå under hyresperioden.
Huvudskillnaden mellan en garanti och en deposition är att garantin erbjuder en säkerhet utan att omedelbart behöver avsätta likvida medel, medan en deposition innebär en faktiskt betalning som hålls av fastighetsägaren.
Vi förstår att processen att hitta rätt kontor, hos rätt fastighetsägare, kan vara komplex och tidskrävande. Vårt mål är att förse företag med tillräcklig information för att kunna navigera i hyresprocessen och ta välgrundade beslut. Vårt team står redo att erbjuda stöd och personlig rådgivning för att matcha ditt företags unika behov med rätt kontorslösning, hos rätt fastighetsbolag. Vi arbetar gärna tillsammans med er att er nästa kontorslösning inte enbart uppfyller förväntningarna utan även bidrar till en trevlig miljö som bidrar till tillväxt.
